Rozwijamy dział programów dotacyjnych i poszukujemy osoby, która dołączy do zespołu zajmującego się Funduszem Społeczeństwa Obywatelskiego EOG. To kolejny krok w rozwoju naszych działań, który pozwoli jeszcze skuteczniej wspierać organizacje społeczne.
Kogo szukamy: osoby do zespołu Funduszu Społeczeństwa Obywatelskiego EOG, która będzie koordynować rozbudowę i obsługę internetowego systemu wniosków, procesy administracyjne oraz komunikację w Konsorcjum
Stanowisko: specjalistka/specjalista ds. internetowego systemu wniosków oraz procesów Funduszu Społeczeństwa Obywatelskiego EOG.
Liczba etatów: 1
Tryb pracy: hybrydowy (2 dni w biurze, 3 dni zdalnie)
Biuro: Warszawa, ul. Sapieżyńska 10a
Czas trwania projektu: do końca 2031 r.
Czym będziesz się zajmować?
W zakresie dotyczącym internetowego systemu wniosków:
Nadzorem nad rozbudową i obsługą internetowego systemu wniosków dla programu Funduszu Społeczeństwa Obywatelskiego EOG,
Koordynacją komunikacji między Fundacją, administratorem IT i firmą programistyczną,
Analizą potrzeb Fundacji w zakresie systemu wniosków oraz definiowaniem na ich podstawie wymagań i zadań dla firmy programistycznej,
Testowaniem wdrożonych rozwiązań, zgłaszaniem błędów oraz monitorowaniem poprawności działania systemu,
Świadczeniem wsparcia w zakresie obsługi systemu wniosków dla pracowników Fundacji oraz członków Konsorcjum Funduszu Społeczeństwa Obywatelskiego EOG,
Zarządzaniem systemem wniosków w zakresie użytkowników i uprawnień,
Wprowadzaniem treści i konfigurowaniem formularzy (np. formularzy wnioskowych i kart oceny) zgodnie z wymogami programu Funduszu Społeczeństwa Obywatelskiego EOG.
W zakresie dotyczącym wsparcia procesów Funduszu Społeczeństwa Obywatelskiego EOG:
Wsparciem Dyrektorki Funduszu w organizowaniu i utrzymywaniu kontaktów z członkami Konsorcjum Funduszu Społeczeństwa Obywatelskiego EOG,
Zapewnieniem efektywnej komunikacji z Biurem Mechanizmów Finansowych w Brukseli,
Wsparciem Dyrektorki Funduszu w przygotowaniu sprawozdań i materiałów dla Biura Mechanizmów Finansowych w Brukseli,
Prowadzeniem dokumentacji Funduszu,
Prowadzeniem procesów administracyjnych związanych z realizacją programów, w tym bieżącą kontrolą dokumentacji,
Organizacją i uczestnictwem w spotkaniach podsumowujących, w tym z przedstawicielami Państw-Darczyńców i Państw-Beneficjentów (także w języku angielskim).
Jakich kompetencji oczekujemy?
1. Doświadczenie adekwatne do zadań opisanych w powyższym punkcie, np. współpraca przy przygotowaniu i prowadzeniu systemów internetowych, ze szczególnym uwzględnieniem systemów do obsługi dotacji lub stypendiów, koordynacja obiegu dokumentów, prowadzenie sprawozdawczości. Szczególnie cenione będzie doświadczenie pozwalające łączyć perspektywę konkursów dotacyjnych z praktycznym rozumieniem procesów obsługiwanych przez system wniosków.
2.Wiedza merytoryczna:
mile widziana praktyczna wiedza z zakresu realizacji i rozliczania dotacji, w tym rozumienie etapów naboru, oceny, podpisywania umów, sprawozdawczości i monitoringu,
mile widziana praktyczna wiedza z zakresu praw człowieka, przeciwdziałania dezinformacji, ochrony środowiska i zmiany klimatu.
3. Kompetencje twarde:
wykształcenie wyższe magisterskie/licencjackie lub doświadczenie równoważne,
bardzo dobra znajomość języka angielskiego (min. C1),
bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft 365 oraz swoboda w korzystaniu z aplikacji wchodzących w jego skład (np. Excel, Teams, SharePoint) lub gotowość do szybkiej nauki,
umiejętność definiowania wymagań funkcjonalnych: precyzyjne przekładanie potrzeb użytkowników na zadania programistyczne oraz określanie kryteriów ich odbioru,
skrupulatność w testowaniu rozwiązań: umiejętność realizacji scenariuszy testowych, identyfikowania błędów i niespójności oraz dokumentowania poprawek i propozycji usprawnień,
mile widziana znajomość narzędzi do zarządzania zadaniami i projektami (np. JIRA).
uważna komunikacja i praca zespołowa, w tym umiejętność tłumaczenia potrzeb osób nietechnicznych na język zrozumiały dla osób technicznych i odwrotnie,
umiejętność samodzielnego rozwiązywania problemów, np. w sytuacjach, w których trzeba najpierw zidentyfikować problem, zebrać informacje od użytkowników i przełożyć je na możliwe działania,
życzliwość, elastyczność i otwartość na pomysły innych,
radzenie sobie z sytuacjami wymagającymi priorytetyzacji,
gotowość do uczenia się i podejmowania nowych zadań, szczególnie w obszarze narzędzi cyfrowych, konfiguracji procesów i pracy z danymi,
życzliwe podejście do wnioskodawców i grantobiorców, harmonijna współpraca z partnerami i podwykonawcami.
Co proponujemy?
W wyniku rekrutacji przedstawimy ofertę pracy z wynagrodzeniem w wysokości 10 000 zł brutto.
Pierwsza umowa: na okres próbny (3 miesiące). Wynagrodzenie na okres próbny jest o 500 zł niższe.
Druga umowa: na rok od zakończenia okresu próbnego.
Trzecia umowa: do 31.12.2031 (zakończenie Funduszu Społeczeństwa Obywatelskiego EOG). Zatrudnienie po zakończeniu projektu uzależnione jest od dalszych planów i działań Fundacji.
Benefity: prywatna opieka medyczna (w całości finansowana przez pracodawcę), Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (m.in. dofinansowanie wakacji), karta MultiSport, ubezpieczenie grupowe, Pracowniczy Program Emerytalny (składka w całości po stronie pracodawcy), Program Rozwojowy (indywidualny budżet, który można przeznaczyć na rozwój osobisty lub zawodowy).
Dlaczego warto z nami pracować?
Wpływ społeczny i praca z sensem – wzmacniamy społeczeństwo obywatelskie.
Przejrzystość i stabilność – mamy klarownie określone role, cele, procesy i widełki wynagrodzeń.
Rozwój merytoryczny – prowadzimy zróżnicowane projekty, mamy kontakt z ekspert(k)ami, dajemy możliwość podnoszenia kwalifikacji.
Praca hybrydowa – pracujemy dwa dni w biurze, trzy dni zdalnie.
Kultura współpracy i szacunku – dbamy o rzeczową komunikację, konstruktywny feedback, wsparcie zespołu.
Jak wygląda proces?
Zgłoszenia: do 17 sierpnia 2026 roku.
Rozmowy (1 etap): w okresie od 24 sierpnia do 4 września (termin potwierdzimy indywidualnie). Preferujemy spotkania na żywo, w razie potrzeby możemy porozmawiać online.
Rozmowy (2 etap): w okresie od 7 do 11 września 2026 roku
Decyzja: do 15 września.
Początek pracy: od 15 października lub do uzgodnienia.
Uwaga: skontaktujemy się z wybranymi osobami.
Rozmowy będą prowadzone przez komisje składające się z co najmniej dwóch osób, w tym kierowniczki dotacji Funduszu Społeczeństwa Obywatelskiego EOG i kadry zarządzającej.
O co możemy zapytać w trakcie rozmowy?
Doświadczenie: które Twoje doświadczenia zawodowe będą najbardziej przydatne w pełnieniu zadań opisanych powyżej?
Motywacja: dlaczego chcesz pracować w programach dotacyjnych? Co będzie dla Ciebie największym wyzwaniem?
Wiedza: udzielanie dotacji, Fundusze EOG i Fundusze Norweskie, organizacje społeczne, systemy informatyczne – co Cię w tym wszystkim najbardziej interesuje?
Kompetencje: prezentując swoje kompetencje, skup się przede wszystkim na tych, których szukamy.
Praca zespołowa: jak rozumiesz dobrą kulturę współpracy?
Organizacja pracy: jak ustawiasz priorytety? Co Ci przeszkadza, co Ci pomaga?
Grantobiorcy: jakie specyficzne kompetencje są ważne w pracy z organizacjami społecznymi?
Rekrutacja jest otwarta dla wszystkich, niezależnie od wieku, stopnia sprawności, pochodzenia, tożsamości płciowej, orientacji psychoseksualnej czy sytuacji rodzinnej.
Zapewniamy warunki rekrutacji i pracy dostosowane do różnorodnych potrzeb i profili poznawczych. Jeśli potrzebujesz konkretnych dostosowań (np. pora spotkania, przerwa, spotkanie stacjonarne/online, przekazanie ustaleń na piśmie) – napisz o tym w zgłoszeniu, żebyśmy mogli je uwzględnić.
Co dalej?
Po zamknięciu naboru skontaktujemy się z wybranymi osobami w sprawie terminów rozmów.
Kryteria wyboru: zgodność z wymaganiami, balans doświadczenia zawodowego oraz kompetencji twardych i miękkich.
Uwaga! W zgłoszeniu proszę zamieścić niniejszą treść zgody na przetwarzanie danych osobowych:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Fundację im. Stefana Batorego dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).”
Oferujemy możliwość zdobycia doświadczenia zawodowego w projekcie Pakty Uczciwości – mechanizm obywatelskiej kontroli na rzecz ochrony funduszy UE (paktuczciwosci.pl), finansowanym ze środków Komisji Europejskiej.
Do zadań asystenta/asystentki będzie należało wsparcie logistyczne trzyosobowego zespołu projektowego oraz kilkuosobowej grupy konsultantów zewnętrznych, w tym:
– utrzymywanie komunikacji z organizacjami i instytucjami zaangażowanymi w realizację projektu: prowadzenie korespondencji, organizacja spotkań, sporządzanie relacji z ich przebiegu;
– prowadzenie dokumentacji projektowej oraz gromadzenie materiałów na potrzeby sprawozdań i raportów z monitoringu;
– wsparcie działań analitycznych prowadzonych w projekcie;
– wsparcie działań upowszechniających rezultaty projektu.
Wymagane doświadczenie/kwalifikacje:
– ukończone studia licencjackie lub magisterskie na kierunkach: politologia, socjologia, prawo i administracja, zarządzanie publiczne (możliwość podjęcia pracy w trakcie ostatniego roku studiów magisterskich);
– płynna znajomość języka angielskiego w piśmie i w mowie;
– biegła obsługa pakietu MS Office, internetowych komunikatorów oraz narzędzi tworzenia i edycji dokumentów typu Google Docs;
– wysokie umiejętności organizacyjne, terminowość i skrupulatność w wykonywaniu zadań.
Mile widziane:
– znajomość problematyki przejrzystości i przeciwdziałania korupcji w życiu publicznym;
– znajomość prawa zamówień publicznych;
– znajomość prowadzenia i audytu projektów finansowanych w ramach funduszy spójności UE;
– znajomość specyfiki branży kolejowej.
Od kandydatów/kandydatek oczekujemy:
– dobrej organizacji pracy, rzetelności, terminowości i skrupulatności w wykonywaniu powierzonych obowiązków, umiejętności radzenia sobie ze stresującymi sytuacjami;
– elastyczności i zaangażowania w rozwiązywaniu problemów;
– wysokiej kultury osobistej, umiejętności pracy w zespole, współpracy z partnerami i podwykonawcami;
– samodzielnego myślenia.
Oferujemy:
– zatrudnienie w wymiarze 2/5 – 3/5 etatu na okres 11 miesięcy (do 31 grudnia 2021) – wymiar pracy do uzgodnienia;
– wynagrodzenie adekwatne do umiejętności i doświadczenia;
– możliwość rozwoju zawodowego i udziału w ciekawym projekcie;
– możliwość korzystania z pakietu medycznego i ubezpieczenia grupowego.
Termin podjęcia pracy – luty 2021
Zgłoszenia (CV i list motywacyjny) z klauzulą zgody na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby rekrutacji prosimy przesyłać mailowo na adres: [email protected]. W tytule maila prosimy wpisać „Rekrutacja-Pakty Uczciwości”.
Zgłoszenia przyjmujemy do 7 lutego 2021. Wybrane osoby zaprosimy na rozmowę kwalifikacyjną po 10 lutego.
—
Fundacja im. Stefana Batorego jest niezależną organizacją społeczną wspierającą rozwój demokracji i społeczeństwa obywatelskiego w Polsce i w Europie Środkowo-Wschodniej. W ramach swojej działalności Fundacja udziela dotacji organizacjom i inicjatywom obywatelskim, prowadzi działania rzecznicze i eksperckie, organizuje akcje i kampanie społeczne.
Do zadań koordynatora/ki będzie należała bieżąca koordynacja pracy Warszawskiego Biura ECFR, w tym:
Współpraca w przygotowaniu i realizacji strategii i planu działań Biura
Koordynacja projektów prowadzonych przez Biuro: organizacja spotkań, seminariów eksperckich i wydarzeń publicznych, promocja publikacji
Prowadzenie działań informacyjnych i rzeczniczych, budowa i utrzymywanie relacji z partnerami w Polsce i zagranicą, koordynacja działań medialnych
Prowadzenie komunikacji na stronie www i w kanałach społecznościowych
Współpraca z centralą i biurami ECFR
Wsparcie i koordynacja działań fundraisingowych
Prowadzenie codziennych procesów administracyjnych i finansowych Biura
Zarządzanie pracą praktykantów i stażystów.
Wymagania, doświadczenie, kwalifikacje
Wykształcenie wyższe magisterskie lub licencjackie (preferowane kierunki studiów: stosunki międzynarodowe, europeistyka, politologia)
Wysokie umiejętności organizacyjne, zdolność do terminowego prowadzenia kilku projektów jednocześnie
Umiejętność pracy w międzynarodowym zespole
Dobra znajomość mediów społecznościowych
Biegła znajomość języka polskiego i angielskiego (poziom C1)
Mile widziane:
Znajomość środowiska Office 365, CiviCRM i WordPress
Doświadczenie w zarządzaniu projektami, szczególnie w międzynarodowym środowisku, z wysokim tempem pracy i w bieżącej koordynacji z wieloma partnerami
Doświadczenie w prowadzenie spraw administracyjno-biurowych
Doświadczenie w działaniach rzeczniczych i komunikacyjnych.
Od kandydatów/ek oczekujemy:
dobrej organizacji pracy, rzetelności, terminowości i odpowiedzialności, umiejętności radzenia sobie ze stresującymi sytuacjami
elastyczności i zaangażowania w rozwiązywaniu problemów
wysokiej kultury osobistej, umiejętności pracy w zespole, współpracy z partnerami i podwykonawcami
samodzielnego myślenia.
Oferujemy:
zatrudnienie w wymiarze pełnego etatu w podmiocie o ugruntowanej pozycji i rozpoznawalności w Polsce i zagranicą
stymulujące środowisko pracy w innowacyjnym, paneuropejskim think tanku
możliwość rozwoju zawodowego i współpracy z wysoce zmotywowanymi i zaangażowanymi osobami z całej Europy
otwartą kulturę pracy, w której doceniane są osiągnięcia pracowników
możliwość korzystania z prywatnej opieki medycznej i ubezpieczenia grupowego, kasy zapomogowo-pożyczkowej.
Termin podjęcia pracy – 1 lutego 2021 Zgłoszenia (CV i list motywacyjny) z klauzulą zgody na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby rekrutacji prosimy przesyłać mailowo na adres: [email protected] W tytule maila prosimy wpisać „Rekrutacja-ECFR”.
Zgłoszenia przyjmujemy do 8 stycznia 2021. Wybrane osoby zaprosimy na rozmowę kwalifikacyjną po 10 stycznia 2021.
Uwaga: Warszawskie Biuro ECFR funkcjonuje w Polsce jako program afiliowany przy Fundacji im. Stefana Batorego. Podmiotem zatrudniającym pracowniczki i pracowników Biura jest Fundacja im. Stefana Batorego.
ECFR (European Council on Foreign Relations) jest think-tankiem mającym na celu prowadzenie badań i promowanie w całej Europie opartej na faktach debaty o rozwoju spójnej, skutecznej i opartej na wartościach europejskiej polityki zewnętrznej. ECFR posiada biura w Berlinie, Londynie, Madrycie, Paryżu, Rzymie, Sofii i Warszawie. www.ecfr.eu
